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ESTUDIO DE CASO | GRUPO OCOTEA
Cómo el Grupo Ocotea conectó CRM, operaciones hoteleras, tours y crecimiento de contenido en Monteverde.
Ocotea Group tenía una sólida operación de hospitalidad y tours en Monteverde, Costa Rica, pero su gestión de reservas, comunicación con agencias, operaciones hoteleras y presencia digital necesitaban una base comercial más conectada.
STRATEGIA ayudó a Ocotea a implementar HubSpot CRM, centralizar los canales de comunicación clave, apoyar la adopción de Cloudbeds, desarrollar una presencia web más fuerte y construir un motor de contenidos con más de 180 artículos sobre Monteverde.
Client snapshot
Ocotea Tours + Hotel Ocotea
Un grupo hotelero de Monteverde que conecta tours, reservas hoteleras, relaciones con agencias, CRM, presencia digital y demanda directa basada en contenidos.
- Industria: Hotel boutique | Viajes | Agencias de viajes
- Desafío principal: Reservas manuales, seguimiento por parte de las agencias y comunicación fragmentada
- Sistemas implicados: HubSpot CRM + Cloudbeds + sitio web + motor de contenidos
- papel de la estrategia: Implementación de CRM, incorporación, SEO, contenidos, redes sociales y preparación para IA
EL CONTEXTO
Un grupo hostelero de Monteverde necesitaba un ecosistema comercial conectado.
Durante años, Ocotea Tours y Ocotea Hotel han conectado a viajeros y agencias con las mejores experiencias en Monteverde: tours por el bosque nuboso, puentes colgantes, canopy, observación de aves, caminatas guiadas y hospitalidad boutique.
A medida que el negocio crecía, el equipo necesitaba más estructura. Las solicitudes de las agencias, las conversaciones directas con los clientes, la coordinación de los tours y las reservas de hotel se gestionaban con demasiado esfuerzo manual. La apertura y el crecimiento del Hotel Ocotea también requerían un PMS práctico y un enfoque de gestión de canales que pudiera dar soporte a las reservas de hotel sin desconectar el negocio de excursiones de las relaciones con las agencias que lo hacían fuerte.
STRATEGIA ayudó a Ocotea a construir un modelo operativo digital más sólido: HubSpot para la comunicación centralizada, Cloudbeds para la gestión de reservas hoteleras, una presencia más eficaz en la web y una estrategia de contenidos diseñada para hacer de Ocotea una de las fuentes de información más útiles sobre Monteverde.
EL RETO
Las reservas, las agencias y el crecimiento digital necesitaban más estructura.
Ocotea no necesitaba más herramientas aisladas. Necesitaba una forma conectada de gestionar las solicitudes de las agencias, los viajeros directos, las reservas hoteleras y la demanda digital.
Coordinación manual de agencias
Las reservas de viajes con agencias se gestionaban manualmente, lo que provocaba retrasos en las confirmaciones y aumentaba la carga administrativa del equipo.
La comunicación no estaba centralizada
La comunicación con las agencias y los clientes directos se realiza a través de distintos canales, lo que dificulta el seguimiento, la priorización y la visibilidad.
Las operaciones hoteleras necesitan una estructura de PMS
Con el hotel Ocotea en funcionamiento, el equipo necesitaba un PMS y un gestor de canales asequibles que pudieran dar soporte a las reservas de alojamiento sin añadir una complejidad innecesaria.
La visibilidad digital tenía que crecer
Monteverde es competitivo. Ocotea necesitaba un sitio web y una estrategia de contenidos más sólidos para atraer a más agencias, viajeros y reservas directas.
LA SOLUCIÓN
STRATEGIA conectó CRM, Cloudbeds, sitio web, contenido y preparación para IA.
El trabajo combinó la implantación práctica de CRM con las operaciones del hotel, la comunicación de la agencia, la presencia digital y el apoyo tecnológico a largo plazo.
Implementación de HubSpot CRM
STRATEGIA implementó HubSpot CRM como lugar central para gestionar la comunicación con agencias y clientes directos, mejorando la visibilidad y la disciplina de seguimiento.
Centralización de la comunicación multicanal
WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram DM, el correo electrónico y el chat del sitio web se conectaron para que el equipo pudiera responder más rápido y mantener las conversaciones organizadas.
Selección e implantación de Cloudbeds
STRATEGIA apoyó la selección e implantación de Cloudbeds como práctico PMS y gestor de canales para gestionar las reservas hoteleras y conectar con las OTAs.
Página web y experiencia en reservas
STRATEGIA ayudó a desarrollar una presencia digital más clara para Ocotea Tours, presentando experiencias, apoyando la demanda directa y mejorando el camino desde el interés hasta la reserva.
Contenidos, SEO, redes sociales y apoyo a la IA
El equipo creó más de 180 artículos sobre Monteverde, apoyó el trabajo en redes sociales y SEO, y ayudó a Ocotea a mantenerse al día mediante la inclusión de la IA en su hoja de ruta tecnológica.
LOS RESULTADOS
Un ecosistema digital más conectado para agencias, viajeros y reservas directas.
Ocotea pasó de la coordinación manual y la visibilidad fragmentada a un modelo operativo más integrado para las visitas guiadas, las reservas hoteleras y el crecimiento impulsado por los contenidos.
Menos tiempo de gestión de reservas
Cloudbeds y la centralización de CRM ayudaron a reducir el tiempo necesario para administrar las reservas de alojamiento y experiencias.
Tiempo de respuesta más rápido
Los flujos de trabajo de HubSpot y los canales centralizados ayudaron al equipo a responder más rápidamente a las agencias y a los clientes directos.
Aumento de las reservas directas
El fortalecimiento del sitio web, la estrategia de contenidos y la mayor claridad del viaje digital favorecieron el crecimiento de las reservas directas.
Artículos del blog de Monteverde
Ocotea ha creado una de las bibliotecas de contenidos de hostelería más completas para los viajeros que buscan experiencias en Monteverde.
QUÉ APORTÓ STRATEGIA
Un modelo operativo conectado para viajes, reservas hoteleras y demanda digital.
STRATEGIA apoyó a Ocotea en la implementación de CRM, la incorporación de HubSpot, la adopción de Cloudbeds, la optimización de motores de búsqueda, la creación de contenidos, las redes sociales y la preparación para la IA. El objetivo no era solo mejorar las herramientas, sino ayudar al equipo a operar con mayor claridad entre las agencias, los viajeros y los huéspedes del hotel.
El resultado es una base comercial más sólida en la que las reservas, las comunicaciones, los contenidos y la tecnología apoyan el mismo sistema de crecimiento.
Integrated channels
- HubSpot Onboarding
- Implantación de CRM
- Optimización de motores de búsqueda
- Redes sociales
- Creación de contenidos
★★★★★
RESEÑA DEL CLIENTE
Un equipo con amplios conocimientos
"Nuestra experiencia con el equipo de Strategia ha sido un aprendizaje bidireccional, una colaboración creativa con un equipo comprometido en satisfacer los requerimientos de Grupo Ocotea. Desde la implementación del CRM hasta la inclusión de IA para mantenernos actualizados, ha sido un apoyo tecnológico importante."
¿PREPARADO PARA CONECTAR SU ECOSISTEMA HOSTELERO?
Construir un modelo operativo digital más sólido para agencias, viajeros y reservas directas.
Si sus operaciones hoteleras dependen de agencias, viajeros directos, excursiones, reservas hoteleras y canales de comunicación fragmentados, STRATEGIA puede ayudarle a definir la hoja de ruta adecuada en materia de CRM, PMS, contenidos y automatización.